تعد اجتماعات الحالة جزءًا أساسيًا من إدارة المشروع ، ولكنها قد تستغرق وقتًا طويلاً وغير منتجة إذا لم يتم إجراؤها بشكل صحيح. لحسن الحظ ، هناك طرق لتقليل الوقت المستغرق في اجتماعات الحالة بما يصل إلى 75%. واحدة من أكثر الطرق فعالية هي استخدام نظام CRM.

يمكن أن يوفر نظام CRM تحديثات في الوقت الفعلي حول تقدم المشروع ، مما يلغي الحاجة إلى اجتماعات الحالة المطولة. بدلاً من قضاء الوقت في مناقشة حالة كل مهمة ، يمكن لأعضاء الفريق الوصول إلى نظام CRM وعرض التقدم بأنفسهم.

هناك طريقة أخرى لتقليل الوقت المستغرق في اجتماعات الحالة وهي استخدام جدول الأعمال. من خلال وضع جدول أعمال مسبقًا ، يعرف أعضاء الفريق بالضبط الموضوعات التي ستتم مناقشتها ويمكن أن يأتيوا مستعدين مع التحديثات. يساعد هذا في الحفاظ على تركيز الاجتماع وعلى المسار الصحيح ، مما يقلل من احتمالية خروج المناقشات عن الموضوع وإضاعة الوقت.

بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري تحديد عدد الحاضرين في اجتماعات الحالة. قم فقط بدعوة أعضاء الفريق الذين لديهم مشاركة مباشرة في المشروع أو أولئك الذين يحتاجون إلى إعلامهم بتقدم المشروع. هذا يضمن أن الاجتماع يبقى منتجًا وفعالًا.

في الختام ، يمكن أن يساعد استخدام نظام CRM ، ووضع جدول الأعمال ، والحد من عدد الحاضرين في تقليل الوقت الذي يقضيه في اجتماعات الحالة بما يصل إلى 75%. من خلال تنفيذ هذه الاستراتيجيات ، يمكن لمديري المشاريع توفير الوقت وتحسين الإنتاجية.

تحقق من CRM النظام الذي سيساعدك على تحسين إدارتك في شركتك.
تابعنا فيسبوك للمزيد من المعلومات.

لا تنسى مشاركة هذا المقال!